топ 9 техник тайм-менеджмента: стратегии эффективного управления временем

• от CEO коммуникационного агентства
• ICU Александра Русина

Существует одно важное отличие между успешными и неуспешными людьми — успешные экономят время за счет траты денег, малоуспешные — экономят деньги за счет времени. Это важный нюанс.

Ведь деньги — восполняемый ресурс, время — нет.

Повернуть стрелки весов в свою пользу помогает тайм-менеджмент. Для многих тайм-менеджмент — это про то, как уместить все дела в одни сутки. Но, поверьте, что нет, тайм-менеджмент — это про управление собой.

Опишу 9 проверенных инструментов тайм-менеджмента, которые не раз оправдали себя в работе и жизни.

3 кита

Несколько основных тезисов — это база моей личной системы тайм-менеджмента:

Сейчас рассмотрим, как это применять в жизни.

1. Ставим цели

Помните жизнерадостного Теда Лассо из одноименного сериала? Больше мотивационной тренер, чем спортивный, тем не менее, Тед приводит к победе футбольный клуб. У него есть цель. О чем и речь, ставим цель, чтобы знать, как к ней идти.

Вам нужны 5 новых лидов в месяц? Значит, все ваши задачи будут иметь один приоритет. Планируете больше заниматься саморазвитием? Тогда вы точно отдадите приоритет балийскому ретриту.

Важно не просто знать это, а прописывать на бумаге свою цель и ожидаемый результат.

2. Значимые дела — делай первыми

Небезызвестный ученый Парето как-то сделал важное наблюдение: во многих областях жизни наблюдается соотношение 80/20. Например, в Италии почти 80% земли во владении всего у 20% граждан. Или 80% денег мира у 20% людей. И даже 80% жалоб исходит от 20% клиентов.

Ваша задача — выбрать наиболее значимые дела, и выполнять их первыми.

3. По «лягушке» за раз

Нет, мы не про французский деликатес. Речь об известной технике — решить самую неприятную задачу сразу, не оттягивая, то есть «съесть лягушку» и дальше заниматься другими делами спокойно. Если «лягушек» много, планируйте по одной на день.

Такая техника отлично тренирует организованность и приводит к результату.

4. Забудьте про «дальний ящик» — не откладывайте

Согласитесь, что целая гора дел формируется из мелких отложенных задач. Избегайте этого на этапе планирования. Когда задача зависит целиком от меня, я вычеркиваю ее из списка в тот же день.

Вычеркивание задачи из to do list — это тоже приятно.

5. Готовим план вечером

Составленный заранее план — это уже половина успеха. Планируйте задачи с вечера на день, с конца недели — на будущую, с конца месяца — на следующий, а с конца года — на весь новый год.

Так мы подсознательно подготавливаем себя к выполнению дел.

6. Просто начните

Да, часто бывает лень. Попробуйте просто начать — договоритесь с собой уделить задаче всего несколько минут. Вы удивитесь, но обычно в процессе вы входите во вкус и даже заканчиваете работу.

Небольшое усилие ведет к большому результату.

7. Обозначайте сроки

Дедлайны — не зло, как принято считать. Они помогают вам собраться, организоваться, рассчитать время и сделать дело.

Заодно вы четче формируете график других дел.

8. Структурируем задачи

Поделюсь несколькими простыми приемами:

• — google-календарь, чтобы планировать задачи задолго наперед
• — ежедневник для более мелких задач
• — чистка почты: удалить отвеченные письма
• — трекер Pulse, чтобы контролировать расход времени на разные задачи в течение дня

9. Используем техники повышения работоспособности

Насколько возможно, делегируйте. Коллеги всегда могут вам помочь, еду можно заказать из ресторана, а шопинг провести онлайн.

Декомпозируем объемные задачи — дробим на мелкие и распределяем нагрузку равномерно. Слона можно съесть по кусочкам, помните?

Берите паузы. Есть различные техники вроде Pomodoro, 90\30, 52\17 или других — наверняка, найдете что-то для себя.

Мотивируем себя: даже чашка кофе с конфеткой после выполнения задачи — это стимул быстрее завершить дело.

Не тратим время на проверку почты и мессенджеров — это никогда не ограничивается минуткой. Заглядывайте пару раз в день.

Создаем условия, чтобы не отвлекаться. Например, можно прийти на работу за несколько часов до всех и переделать все важные пункты из списка.

Чередуем виды деятельности.

Считаю, что очень метко сказал о тайм-менеджменте писатель Даниил Гранин: