собрания команды: как организовать и не тратить на них все рабочее время

Совещания команд — необходимая часть рабочего процесса. Однако, согласно статистике, специалисты тратят на собрания 21% своего рабочего времени. Но еще хуже то, что почти четверть времени собрания — неэффективна и пуста, как говорят опрошенные.

11 лайфхаков эффективного собрания

На основе опыта мы вывели 11 работающих приемов, делающих собрания «полными»:

1. Модератор. Назначьте модератора, обычно это руководитель, который будет контролировать тайминг и направлять собрание, так оно не превратится в «базар».

2. Регулярность. Проведение совещания 1-2 раза в неделю в зафиксированное время создает системность и дисциплинирует.

3. Удобное для всех время. Желательно не занимать рабочие часы и проводить собрание в начале рабочего дня в понедельник или в пятницу к концу дня.

4. Онлайн-формат. Помимо того, что это быстро и удобно, это еще и существенно повышает явку. Такой формат незаменим, если есть сотрудники на удаленке.

5. Повестка. Заранее сформированная повестка с таймингом существенно сокращает время собрания: вопрос №1 — 5 минут, вопрос №2 — 10 минут, и всем понятно, чего ждать.

6. Ознакомительные материалы. Отправляйте все необходимые материалы за 1 день или минимум за пару часов до собрания всем участникам. Так вам не придется тратить 10 минут, объясняя суть, а сотрудники смогут подготовиться и сформировать свое мнение.

7. Никаких гаджетов. Простое правило, которое помогает не отвлекаться и провести полчаса-час максимально сконцентрировано.

8. Время для вопросов. Оставляйте время для возможных вопросов или дискуссий.

9. Факты, а не обвинения. При существовании проблемы акцентируйте внимание на ее решении, обсуждении фактов, а не разборках «кто виноват».

10. Похвала. Отмечайте победы, результаты выделившихся сотрудников. Это сильно вдохновляет и мотивирует команду.

11. Подводите итоги. Фиксация всех решений, дедлайнов и последовательностей помогает подвести итог собрания.

Виды собраний в ICU

Мы разработали для себя рабочую схему из 3 видов собраний:

• — Общее базовое собрание

Проводится в 10.00 в понедельник, длится 30 минут, присутствуют все штатные сотрудники компании.

• — Собрание руководителей

Планируется на пятницу в 17.00, длится 1 час, присутствуют 4 руководителя по направлениям стратегия, смм, брендинг- дизайн, продажи.

• — «Летучки», мини-собрания внутри отделов

Проводятся ежедневно, занимают 5 минут, организовываются в форме созвонов, отчетных чатов в Telegram с участниками проекта.

Что дает каждое из этих собраний участникам? Рассмотрим дальше.

Фундамент недели

• — Руководитель рассказывает, что сам сделал за предыдущую неделю
• — Сотрудники докладывают свои результаты
• — Разбираются вопросы, вынесенные в повестку
• — Обсуждаются проблемы, принимаются решения касательно них
• — Ставятся планы на неделю и личные KPI для сотрудников
• — Рассматриваются общие вопросы вроде корпоративов и выходных

Стоит заметить, собрание очень концентрированно благодаря еще одному лайфхаку: каждый сотрудник имеет план своего рассказа / доклада в виде тезисов и знает выделенное ему время, а также блокнот для записи решений и собственных задач.

Собрание руководителей «Статус»

• — Отмечается положение по проектам
• — Обсуждаются важные изменения в работе или политике компании
• — Обмен мнениями по аспектам, которые не требуют участия всех сотрудников

Особенность собрания в том, что заранее высылаются все отчетные и ознакомительные материалы и обсуждается небольшой спектр вопросов в порядке приоритетности, начиная с самого сложного вопроса и требующего больше времени.

Мини-собрания для мини-решений

• — обсуждение ежедневных задач
• — планы на день
• — отчетность, результаты дня

Обычно проводится в чатах в форме голосовых или письменных сообщений и сильно экономит время.

Почему наши сотрудники не пропускают собрания?

30 минут из 40-часовой рабочей недели для сотрудников и 1 час для руководителей занимают совещания в ICU. Очень недолго, но это дает результаты.

Для руководителя:

• — контакт с командой: увидеть насколько конкретный человек увлечен, отметить его состояние
• — сплочение: начать собрание со small talk, обсудить выходные или просмотренный фильм, поделиться эмоциями. Это дает чувство общности и снимает градус формальности
• — мотивация команды: похвала за хорошие результаты вдохновляет всех сотрудников.

Для сотрудников это тренировка:

• — умения структурировать, ведь собрания предполагают обязательную подготовку
• — навыка укладываться в срок, тайминга, пунктуальности
• — выделения важного
• — умения задавать вопросы максимально четко, уточнять решения
• — дисциплины: собрания проводятся в зафиксированное время и дни
• — уважения: не использовать телефоны, не отвлекаться
• — брейншторма: попросить помощи, обменяться идеями

Собрания помогают всем быть в курсе происходящего, видеть прозрачность политики компании, придерживаться стратегии и чувствовать свою важность.

Вильфредо Парето однажды заметил, что 80% земли в Италии принадлежит 20% населения, он изучил эту закономерность применительно к другим сферам и вывел принцип: 80% результата зависят от 20% усилий. В ICU собрания относятся как раз к этим 20% работы, приносящим 80% результата.